ISO 21964: Informationen zum Datenschutz

Ob Patientendaten, Personalunterlagen oder interne Entwicklungspapiere – Dokumente sind ein fundamentaler Bestandteil unserer modernen Welt und der Schutz der in ihnen enthaltenen Informationen eine zunehmend wichtige Aufgabe. Insbesondere personenbezogene Daten sind aufgrund vielfältiger Missbrauchsmöglichkeiten besonders schutzwürdig und in Deutschland der Datenschutz-Grundverordnung unterworfen.

Um am Dokumenten-Lebensende die Vernichtung solcher Unterlagen zu standardisieren, erarbeiteten Anbieter und Behörden in enger Zusammenarbeit die ISO 21964 (DIN 66399) – sie löste die veraltete Norm DIN 32757 ab, die den veränderten Anforderungen zunehmend nicht mehr Rechnung trug.

Als zeitgemäßes und umfassendes Normenwerk ist die ISO 21964 (DIN 66399) ein vorbildlicher Standard für technische und organisatorische Maßnahmen. Sie umfasst drei Teile, die bei korrekter Umsetzung eine sichere und datenschutzkonforme Vernichtung schutzwürdiger Daten ermöglichen.

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Teil 1 der ISO 21964 (DIN 66399) definiert grundlegende Begriffe und Prinzipien der Datenträgervernichtung und führt die Veränderungen zur Vorgängernorm DIN 32757 auf. Dies umfasst den Anwendungsbereich, grundsätzliche Definitionen und Grundlagen (Kapitel 1), Fachtermini (Kapitel 2) sowie eine Richtlinie für die Ermittlung des notwendigen Schutzbedarfs und der geeigneten Sicherheitsstufe (Kapitel 3).

Die Einstufung des fraglichen Datenschutzmaterials durch den „Verantwortlichen“, also Sie als unsere*n Kund*in, bestimmt das weitere Vorgehen und die Anforderungen an die Sicherheitsstufe.

Den definierten Schutzklassen ist jeweils eine Sicherheitsstufe als Mindeststandard zugewiesen. Dies bedeutet, dass für Material niedrigerer Schutzklassen auch eine höhere Sicherheitsstufe gewählt werden kann, um besonderen Schutz zu erreichen, Material höherer Schutzklassen jedoch nicht auf niedrigen Sicherheitsstufen als der angegebenen Mindeststufe vernichtet werden darf.

Beachten Sie, dass personenbezogene Daten stets auf der Mindest-Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden müssen; die Einstufung als Schutzklasse 1, Sicherheitsstufe 1 bis 2 ist somit hierfür nicht geeignet.

Durch verschiedene Maßnahmen können die im eigentlichen mechanischen Vorgang erzielten Sicherheitsstufen erhöht werden. Voraussetzungen hierfür sind:

• generelle Zulässigkeit
• die Zustimmung des Auftraggebers
• eine Mindestmaterialmenge von 100 Kilogramm

Die Erhöhung umfasst die Vermischung und Verpressung des vernichteten Materials für Datenträger der Kategorie P* und F**; dieses Vorgehen ermöglicht die einmalige Anhebung auf die nächsthöhere Sicherheitsstufe bis zur maximal zulässigen Stufe 4. Somit würde die Sicherheitsstufe P-4 z. B. dadurch erreicht werden, dass die Informationsträger in der Sicherheitsstufe P-3 zerkleinert und die Partikel anschließend vermischt und verpresst werden.
Die Vernichtung der Datenträger durch den Verantwortlichen ist der Vernichtung durch externe Dienstleister vorzuziehen.

Auf Basis der Definitionen des ersten Teils erläutert der zweite Abschnitt der ISO 21964 (DIN 66399) (ebenfalls im Oktober 2012 veröffentlicht) konkrete technische Anforderungen an Maschinen, die zur Vernichtung von Datenschutzmaterial zum Einsatz kommen.
Zudem wird auf zulässige Prüfmethoden nach DIN 19054 sowie DIN EN ISO 216 verwiesen, deren Vorgaben die ordnungsgemäße Auditierung und Zertifizierung der verwendeten Technik ermöglichen.
Grundsätzlich müssen die verwendeten Maschinen über die für die jeweilige Materialart erforderliche Vernichtungsqualität verfügen, um die erforderliche Größe der Partikel zu erreichen.
Auf der mechanischen Ebene wird die Sicherheitsstufe durch Verwendung verschiedener Siebeinsätze erzielt, die die Größe der im Zerteilungswerk entstehenden Partikel beeinflussen. Hierzu ist für die vorgenannten Sicherheitsstufen jeweils eine Normgröße sowie eine Toleranzgröße definiert, wobei der Anteil an Vernichtungspartikeln, deren Größe die Normgröße übersteigt und höchstens die Toleranzgröße erreichen darf, 10 Prozent der gesamten Vernichtungsmenge beträgt.

Die Materialarten sind wie folgt definiert:

Für die jeweilige Kombination aus Materialart und Sicherheitsstufe sind verschiedene Partikelgrößen erforderlich – je höher die Stufe, desto kleiner der zulässige Partikel.

Die verwendete Maschine muss geeignet sein, die Vernichtung des Materials vollständig und anforderungsgemäß durchzuführen, und die vollständige Vernichtung des Materials muss kontrollierbar sein.

Weitere Inhalte des zweiten Teils der ISO 21964 (DIN 66399) (in den Kapiteln 5-7) sind formelle Anforderungen an die Prüfkriterien wie

• Umweltbedingungen
• zu verwendendes Mustermaterial
• Durchsatzleistung der Maschine
• sowie formale Anforderungen an Prüfmethodik und Prüfdokumentation.

In diesem Teil der Norm werden der Anwendungsbereich der eigentlichen Norm, die normativen Vorgaben der ersten beiden Teile sowie drei musterhafte Prozessabläufe für verschiedene Varianten der datenschutzkonformen Vernichtung zusammengefasst. Dazu kommen technische und organisatorische Maßnahmen zur Prozesssicherheit sowie Richtlinien für die Konzeption und Durchführung von Audits.

Durch diese Vorgaben für die konkrete Umsetzung der datenschutzkonformen Vernichtung stellt der dritte Teil der ISO 21964 (DIN 66399) de facto einen wichtigen, wenn nicht den wesentlichsten Teil der Norm dar – durch die konsequente Anwendung der beschriebenen Prozesse werden die technischen und organisatorischen Vorgaben in die Praxis überführt.